Contenido Coordinador de Archivos de Trabajo
Tiempo completo • Cumming
Beneficios:
- 401(k)
- Igualación de 401(k)
- Salario competitivo
- Oportunidad de avance
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
- Recursos de bienestar
Contenido Coordinador de Archivos de Trabajo
Resumen:
Administre los archivos de contenido asignados desde el inicio de los servicios de emergencia hasta que los servicios de contenido se completen y facturen. Facilite y coordine los requisitos de SERVPRO, los requisitos del trabajo, los requisitos del seguro y los requisitos del cliente con el gerente de producción asignado como equipo. Mantenga los archivos de trabajo diariamente realizando el mantenimiento diario de los archivos, incluida la documentación de pérdidas, la confirmación del trabajo de campo
documentación, cargas, comunicación verbal y con clientes, ajustadores de seguros, y cualquier otra parte interesada. Asista y participe en las reuniones diarias de WIP proporcionando información sobre todos los trabajos asignados a su equipo. Asegurar
La documentación del archivo de trabajo se adhiere a las pautas de cuentas nacionales y los requisitos de presentación de informes. Prepare los archivos de trabajo para la auditoría y confirme que se cumplen todos los requisitos. Garantice la satisfacción del cliente resolviendo rápidamente las quejas de los clientes. Comunique las quejas de los clientes al gerente de producción asignado y trabaje en equipo para resolverlas antes de pasarlas al supervisor. Mantenga al supervisor al tanto de los problemas, presente soluciones y busque ayuda cuando el problema se intensifique más allá de su capacidad.
Funciones y responsabilidades de un coordinador de archivos de trabajo de contenido
Documentación del archivo
Resumen:
Administre los archivos de contenido asignados desde el inicio de los servicios de emergencia hasta que los servicios de contenido se completen y facturen. Facilite y coordine los requisitos de SERVPRO, los requisitos del trabajo, los requisitos del seguro y los requisitos del cliente con el gerente de producción asignado como equipo. Mantenga los archivos de trabajo diariamente realizando el mantenimiento diario de los archivos, incluida la documentación de pérdidas, la confirmación del trabajo de campo
documentación, cargas, comunicación verbal y con clientes, ajustadores de seguros, y cualquier otra parte interesada. Asista y participe en las reuniones diarias de WIP proporcionando información sobre todos los trabajos asignados a su equipo. Asegurar
La documentación del archivo de trabajo se adhiere a las pautas de cuentas nacionales y los requisitos de presentación de informes. Prepare los archivos de trabajo para la auditoría y confirme que se cumplen todos los requisitos. Garantice la satisfacción del cliente resolviendo rápidamente las quejas de los clientes. Comunique las quejas de los clientes al gerente de producción asignado y trabaje en equipo para resolverlas antes de pasarlas al supervisor. Mantenga al supervisor al tanto de los problemas, presente soluciones y busque ayuda cuando el problema se intensifique más allá de su capacidad.
Funciones y responsabilidades de un coordinador de archivos de trabajo de contenido
Documentación del archivo
- Gestión de archivos de ciclo completo para todos los contenidos y archivos comerciales directos.
- Revisar y validar la documentación de campo inicial y la documentación de campo diariamente a partir de entonces.
- Revise las hojas de alcance con las imágenes y las actualizaciones por correo electrónico para confirmar que el alcance de los servicios/fechas de servicio sean correctos y estén listos para la facturación.
- Supervise el estado de auditoría de archivos de trabajo.
- Comunícate con los clientes y los ajustadores, manteniéndolos actualizados diariamente para garantizar que tengan la mejor experiencia de cliente posible.
- Comunícate como equipo con los equipos de campo y el gerente de producción, recopilando actualizaciones de campo para la documentación de archivos.
- Comunícate y haz un seguimiento por correo electrónico con todos los departamentos.
- Documente y actualice archivos de trabajo en WorkCenter, incluidas las actualizaciones del diario de trabajos, las actualizaciones de Drybook, los requisitos de Xactanalysis, las órdenes de trabajo, las tareas y los números de orden de compra.
- Al finalizar el trabajo, cierre todas las alertas y marque el trabajo como "Trabajo completado" en WorkCenter.
Preparación de presupuestos/facturas
- Prepare estimaciones para las cuadrillas mientras están en el sitio de manera oportuna.
- Debe ser revisado antes de enviarlo al cliente o cliente.
- Facturar los archivos de trabajo completados y enviarlos para auditoría interna dentro de los dos días hábiles posteriores a la recogida del equipo.
- Las cuentas nacionales deben presentarse antes para la auditoría interna si se quiere cumplir o superar el objetivo de tiempo del ciclo de oficina. Revise y apruebe las facturas de subcontratista/proveedor que se asignarán a la factura de mitigación.
- Presentar la factura final el mismo día después de pasar la auditoría, incluyendo con ella toda la documentación de respaldo solicitada (informe de secado, imágenes, formularios, etc.).
- Envíe el archivo completo al departamento de contabilidad una vez que se haya enviado la factura.
Gestión del progreso de los archivos de trabajo
- Asistir y participar en las reuniones diarias de WIP.
- Durante la reunión de trabajo en curso, proporcione actualizaciones claras y detalladas sobre el trabajo realizado, incluidas las comunicaciones internas y externas para cada trabajo asignado.
- Asegúrese de que todas las marcas de tiempo se completen con Admisión y PM y que se mantenga el progreso correcto del trabajo.
Ayudar a los gerentes de producción
- Ayudar al gerente de producción a programar, facilitar y coordinar el trabajo del subcontratista/proveedor que se realizará y la fijación de precios cuando sea necesario.
- Actualice la placa WIP con detalles de trabajos, bóvedas y recuentos de almacenamiento en rack y cualquier otra información pertinente o inusual.
- Audite los relojes diariamente para garantizar tiempos precisos.
Copia de seguridad para la ingesta
- Contesta el teléfono al segundo timbre con una sonrisa y un tono feliz. El tiempo es esencial; Somos un negocio de servicios de emergencia.
- Cuando reciba nuevos trabajos, documente en el formulario FNOL y cárguelo en WorkCenter. Responda a las preguntas e inquietudes generales de los clientes antes de transferir la llamada a otro miembro del equipo o departamento. Al transferir a otro miembro del equipo o departamento, comunique correctamente el nombre de la persona que llama y la naturaleza de la llamada. Recopilar fuente de referencia
- Proporcione al equipo de admisión el formulario de admisión y la información necesaria para programar la cita
Experiencia y habilidades necesarias
- 2+ año(s) de experiencia en oficina, contabilidad o servicio al cliente
- Sólidas capacidades de organización y planificación, gran atención al detalle
- Habilidades excepcionales de comunicación escrita y verbal, incluyendo pronunciación correcta, gramática, y un tono de voz consistentemente cortés y profesional en todo momento
- Muy automotivado y orientado a objetivos con capacidad para realizar múltiples tareas
- Capacidad para trabajar en un entorno de oficina acelerado y orientado al equipo
- Dominio de Microsoft Office (es decir, Outlook, Word, Excel) y QuickBooks®
- Se valorará experiencia en el entorno de la industria de servicio al cliente
- Capacidad para completar con éxito una verificación de antecedentes sujeta a la ley aplicable
Ubicación: Nuestra oficina está ubicada en Cumming, GA.
Salario: $45,000-$50,000 DOE
Horario: Este es un puesto asalariado de tiempo completo con horario de trabajo general de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. Este puesto puede requerir más horas, y puede ser necesaria cierta flexibilidad en las horas dependiendo de las necesidades del negocio.
Salario: $45,000-$50,000 DOE
Horario: Este es un puesto asalariado de tiempo completo con horario de trabajo general de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. Este puesto puede requerir más horas, y puede ser necesaria cierta flexibilidad en las horas dependiendo de las necesidades del negocio.
Compensación: $20.00 - $28.00 por hora
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
Imagínese aquí cumpliendo su potencial.
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Todos los empleados de una franquicia SERVPRO son contratados, empleados por, y bajo la supervisión y control exclusivo de una franquicia SERVPRO®® de propiedad y operación independiente. Los empleados de la franquicia SERVPRO® no son empleados, empleados conjuntamente por, agentes de, o bajo la supervisión o control de Servpro Franchisor, LLC, de ninguna manera.
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